Um alle anfallenden Kosten schnell und vollständig einzelnen Produkten oder Dienstleistungen zuordnen zu können, legen Sie in der VIA-S Kostenträgerrechnung individuell Kostenträger an, auf die die Kosten manuell und maschinell verteilt werden. Die Kostenträgerrechnung bietet Ihnen die Einteilung von Leistungen, Produkten oder ganzen Leistungsmodulen. So können Sie Ihr Angebotsspektrum kostentechnisch bequem und übersichtlich ausgestalten.

Nutzen Sie diese valide Zahlen- und Datenbasis für Ihr Controlling sowohl zur internen Steuerung als auch für Angebotskalkulationen und Verhandlungen mit Geldgebern.

Die VIA-S Kostenträgerrechnung profitiert wie das gesamte Rechnungswesen von der Integration in alle Sachgebiete. Um die Kosten eines Kostenträgers zu ermitteln, benötigt die VIA-S Kostenträgerrechnung alle Kosten, die verursacht werden. Das Zahlenmaterial, das in Personal- und Sachkosten unterteilt wird, zieht die Kostenträgerrechnung direkt aus dem VIA-S Rechnungswesen mit Buchungen aus allen Sachgebieten (Leistungsabrechnung, WfbM-Lohnabrechnung, Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft etc.). Mit Hilfe des Berichtswesens erhalten Sie ad hoc Zahlen zur Vergütung einzelner Kostenträger.

Das Modul erlaubt das parallele Führen von bis zu 9.999 Kassenbüchern. Die Kassenbuchungen werden nach Wahl täglich, wöchentlich, monatlich oder für andere Zeiträume an das Hauptbuch weitergegeben. Kassenbücher können auch dezentral geführt werden.

Es stehen Ihnen spezielle Suchfunktionen für Kassenbelege zur Verfügung z.B. nach Datum, Text, Belegnummer, Betrag, Konto und Kostenstelle. Außerdem können Quittungen gedruckt und beim Kassenabschluss eine Sortenaufstellung erfasst werden.

Grundsätzlich kann ein Kassenbuch

• mit Projekten
• mit Unterpersonenkonten
• mit OP-Führung
• mit Kostenstellen
• in die Verwahrgeldkonten der Klienten

bebucht werden.

Das Modul Bankclearing bietet die Möglichkeit, Bankbewegungen mittels elektronischen Kontoauszuges maschinell zu kontieren, zu bearbeiten und über die Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Importiert werden Kontoauszugsdateien im MT940 Format.

Durch einen Trainingsprozess ist das Modul in der Lage, bis zu 80% der Buchungen anhand von verschiedenen Merkmalen zu erkennen und maschinell zu kontieren. Dabei erfolgt eine automatische Prüfung der Buchungen auf Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit in Bezug auf Stammdaten und Voreinstellungen. Die nicht erkannten Buchungen können manuell nachbearbeitet und kontiert werden.
Bankclearing - zeitsparend und lernfähig

Ein wichtiger Baustein dieses Moduls ist die Verwaltung und Verwendung der Vorkontierungen. Umfangreiche Auswahlmöglichkeiten (z. B. vordefinierte Buchungsarten, Steuerschlüssel und Auftraggeber) unterstützen den Anwender nicht nur bei der Anlage der Vorkontierung, sondern steuern auch automatisch den Ablauf der Verbuchung.

Buchungsbeträge können bei der Vorkontierung prozentual oder wertmäßig auf Konten und Kostenstellen verteilt werden. Mit der Vergabe einer Projektnummer in der Vorkontierung, werden die Bankbewegungen automatisch an die VIA-S Projektverwaltung übergeben. Über Kontierungsmasken können Abschlagszahlungen aus dem Verwendungszweck der Bankbewegungen abgeleitet werden. Die Eigengeldkonten der einzelnen Klienten können aus dem Bankclearing heraus direkt bebucht werden.

Dem Anwender stehen verschiedene Beauskunftungsmöglichkeiten, z. B. zu den Bankbewegungen oder zum Archiv der Import- und Übernahmeprotokolle, zur Verfügung. Textfilter sowie verschiedene Such- und Selektionsfunktionen unterstützen zusätzlich.

Außerdem können aus dem Bankclearing Verwahrgeldkonten sowie Kostenstellen direkt bebucht werden.

Die Lieferantenbewertung als ein Element des Lieferantenmanagements hilft Ihnen, die Beschaffung eines Produktes hinsichtlich der einzelnen unternehmensspezifisch definierten Merkmale zu optimieren. Durch die Kombination der Merkmale kann eine Aussage zur Gesamtperformance des Lieferanten getroffen werden und somit der Lieferant entsprechend klassifiziert werden.

Um die Lieferantenbeziehungen zu optimieren, unterteilt VIA-S Ihre Lieferanten mit einem Punktesystem in verschiedene Kategorien, die Sie frei definieren oder die Standardeinteilung übernehmen können, z.B.

• „sehr zuverlässiger Lieferant“ (A)
• „zuverlässiger Lieferant“ (B)
• „unzuverlässiger Lieferant“ (C)
• „kein Lieferant“ (D)

Für die Bewertung werden qualitative und quantitative Kriterien hinzugezogen. Die maschinellen Bewertungsprozesse sind in den Workflow der Warenannahme eingebunden. Außerdem können Sie weitere „weiche Faktoren“ in die Bewertung aufnehmen.

Bewertungen können direkt erfasst oder auch maschinell durchgeführt werden. Die zum Lieferanten abgelegten Informationen lassen sich jederzeit unter verschiedenen Gesichtspunkten auswerten. In VIA-S können Sie Termine für Stellungnahmen der Lieferanten prüfen, die allgemeinen Bewertungsergebnisse listen oder positive/negative Abweichungen in der Entwicklung eines Lieferanten ausgeben lassen.

Mit diesem Modul werden auf Basis bestehender Rohstoffartikel und Arbeitsgänge neue Artikel für ein Angebot kalkuliert sowie bestehende Fertigungsartikel nachkalkuliert. Innerhalb der Kalkulation besteht die Möglichkeit auf die Kapazitätsauslastung der Fertigungssteuerung zuzugreifen und eine Aufteilung der Fertigungsmengen auf unterschiedliche Fertigungsstellen vorzunehmen.

Die Kalkulation unterteilt sich in:

• Materialeinzelkosten und -gesamtkosten
• Fertigungseinzelkosten und -gesamtkosten
• Herstellkosten
• Selbstkosten
• Kalkulationspreis

Zuschläge werden entweder individuell pro Kalkulation oder über die VIA-S-Zuschlagskalkulation vorgenommen. Für einen Artikel können unterschiedliche Kalkulationen angelegt und miteinander verglichen werden (z. B. zur Rüstkostenoptimierung).

VIA-S bietet die Möglichkeit Gemeinkosten nach dem Verursachungsprinzip zu verteilen. Hierfür können Sie ein Mengengerüst (Bezugsgrößen) definieren, wodurch sich je nach Gemeinkostenbereich unterschiedliche Kalkulationszuschläge ergeben. Durch die Integration in die VIA-S Klientenverwaltung stehen Ihnen automatisch Bezugsgrößen wie Belegungen oder Abrechnungstage zur Verfügung.

Mittels der Planumverteilung werden die Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen umgelegt.

Bei der flexiblen Plankostenrechnung werden im Gegensatz zur starren Plankostenrechnung die wirtschaftlichen Verhältnisse unter Einbeziehung von Sollkosten an die tatsächlichen Verhältnisse anpasst. Eine Trennung von variablen Kosten und fixen Kosten findet auf Basis der Kostenarten (Variatoren) statt.

Die Gesamtabweichung von Budget können Sie durch die Beschäftigungs-/Belegungsabweichung sowie die Verbrauchsabweichung ermitteln. Bei den Fixkosten erfolgt durch die Variatorensteuerung eine Aufteilung in Nutz- und Leerkosten. Beide Analysen zusammen ermöglichen Ihnen eine höchst wirksame Kostenkontrolle.

Für die Lohnabrechnung können die benötigten Programme automatisiert gestartet und abgearbeitet werden. Zusätzlich zu einzelnen Protokollen werden die verschiedenen Werte in einer zentralen Checkliste geführt, so dass Differenzen klientenbezogen angezeigt und behoben werden können.

Als letzter Schritt in der Lohnabrechnung wird der Monatsabschluss erstellt. Die Checkliste wird hierbei herangezogen und dem Anwender aufgezeigt, ob die Lohnabrechnung in sich stimmig ist oder noch Differenzen aufweist.

Übersicht Checkliste

• Ermittlung des Nettolohns
• Steuerjournal
• Sozialversicherungsjournal
• Beitragsnachweis
• Beitragsabrechnung
• Erstellung von Zahlungsträgern
• Drucken der Buchungslisten
• Prüfungen

Über die VIA-S Materialwirtschaft können Sie Ihre internen Bedarfe sowohl im Bereich Arbeit, als auch im Bereich Wohnen (Hauswirtschaft) bedarfsstellenspezifisch beantragen und verwalten.

Eine Bedarfsmeldung kann entweder einer Bedarfsstelle (z.B. Wohn- oder Arbeitsgruppe) oder aber einem oder mehreren Klienten zugeordnet werden. Dadurch wird es möglich auch den persönlichen Bedarf der Betreuten über die zentrale Beschaffung abzuwickeln. Die Gruppenleitungen können direkt aus dem Gruppenbuch heraus ihren Bedarf klienten- oder bereichsbezogen bestellen.

Abhängig vom Status des Bestellers kann die Genehmigung für die Anforderung entweder automatisch oder aber durch eine weitere Person erteilt werden. Durch die Kopplung mit dem automatischen Bestellwesen wird auf vorhande Bestände zurückgeriffen - andernfalls wird automatisch ein Bestellvorschlag von VIA-S generiert.

Ist eine Verknüpfung zum VIA-S Rechnungswesen vorhanden, werden ausgelieferte Anforderungen den entsprechenden Kostenstellen belastet und ggf. direkt mit dem Eigengeldkonto des Klienten verrechnet

Das VIA-S Dashboard erzeugt individuelle und unkomplizierte Ansichten bestimmter Bereiche Ihrer Einrichtung. Mit wenigen Mausklicks können Sie sich aus einer Auswahl von Listen, Statistiken und Auswertungen ein Instrumentenbrett erstellen und als Profil ablegen.

Grafische Aufbereitung von:

• Belegungskennzahlen
• Klientenkennzahlen
• Umsatzkennzahlen
• aktuellen Geburtstagslisten
• individuelle Auswertungen

Sogar externe Webseiten können als Instrument im Cockpit angezeigt werden. Ähnlich wie in Excel können Sie zwischen unterschiedlichen grafischen Darstellungen wählen, um das Zahlenmaterial zu visualisieren.

Durch die Selektion von einzelnen Einrichtungen oder Einrichtungsteilen haben Sie die Möglichkeit sich Auswertungen in verschiedensten Verdichtungsstufen anzuschauen.

Dieser friktionslose „Blick“ in Ihre Daten ist ein wesentliches Momentum einer integrierten Lösung.

VIA-S Ambulante Dienste unterstützt Sie von der Bewilligung bis zur Planung, Überwachung und Abrechnung der Fachleistungsstunden und Betreuungseinheiten. Gruppen- und Einzelkontakte, direkte und indirekte Fachleistungsstunden können bezogen auf Klienten und Mitarbeiter ausgewertet und überwacht werden.

• Planung von Fachleistungen, Gruppenveranstaltungen, Fahrtzeiten und –wegen
• Berücksichtigung indirekter Leistungen
• Abrechnung
• Sollstundenplanung
• klienten- oder mitarbeiterbezogene Planung
• Hinterlegung der Qualifikationen und Zeitbudgets im Mitarbeiterstamm
• Soll/Ist Vergleich der Zeitbudgets der Mitarbeiter und Klienten nach erbrachten Fachleistungen
• Budgetüberwachung Klient und Mitarbeiter
• Druck von Quittungen, Touren- und Terminplänen
• Übersicht über Termine, Stammdaten und Monatsabschlüsse
• Vergleich der abrechenbaren Leistungen und indirekten Leistungen
• Auswertung der erbrachten Leistungsarten, Differenzierung nach den Spezifikationen/Außenkontakten
• Umfangreiche Auswertungen (mit grafischer Darstellung und Excel-Export)
• Berechtigungssteuerung

Die gewonnenen Daten ermöglichen Ihnen den permanenten Abgleich des Personalbedarfs mit den Personalressourcen. Zudem erhalten Sie mehr Transparenz bezüglich der Art der erbrachten Leistungen und den Zeitaufwendungen der Mitarbeiter.

In vielen Einrichtungen erleichtert eine mobile Lösung die tägliche Arbeit zur Datenerfassung. Die Leistungserfassung kann überall und zeitnah erfolgen. Nichts wird vergessen und die zeitaufwändige Nacherfassung von Handaufzeichnungen an stationären PC gehört der Vergangenheit an.

VIA-S mobile ermöglicht eine ortsungebundene Leistungserfassung sowie einen Leistungsnachweis für stationäre Einrichtungen (SGB IX, SGB XI) oder ambulant betreutes Wohnen (SGB IX).

Fachleistungsstunden können erfasst, bearbeitet und unterschrieben werden. Sehen Sie auf einen Blick alle Informationen des Betreuten aus den Klientenstammdaten. Bewilligungszeiträume können in VIA-S mobile direkt aufgerufen werden. Der Offline-Modus ermöglicht den Zugriff auf Klientendaten und die direkte Erfassung von Leistungen auch in abgelegenen Gebieten.

• Zugriff auf Klientenstammdaten wie Kontaktpersonen, Adresse, Bewilligungszeiträume (nur für die Personen, die in der Zuständigkeit des Mitarbeiters liegen)
• Berechtigungssteuerung durch Anmeldung
• Planung von Fachleistungsstunden
• Erfassung von Fachleistungsstunden
• Erfassung von Gruppenleistungen
• digitale Unterschrift auf dem mobilen Endgerät (Tablet) der erbrachten Leistung
• komplett touchfähig - mit und ohne Stift

Mit der mobilen Lösung von VIA-S erfassen Sie Daten, wo sie entstehen.

Die umfangreiche Kurs- und Angebotsverwaltung unterstützt Sie bei der Planung, Organisation und Durchführung von Kursen und sonstigen Angeboten, wie Tagesveranstaltungen oder Reisen.

Durch die Integration in das VIA-S Rechnungswesen können Sie Kurse und Angebote auch unter kostenrechnerischen Gesichtspunkten betrachten. Teilnehmende Klienten können über die Einzelleistungsabrechnung oder die Eigengeldverwaltung in der VIA-S Klientenverwaltung abgerechnet werden. Die Teilnahme von Mitarbeitern und Angehörigen kann ebenfalls geplant und abgerechnet werden.

Als Zusatzmodul zur Dokumentation nach SGB XI hilft Ihnen der QiA^® Prozessmanager den Überblick zu behalten. Um den gestiegenen Anforderungen an die Pflege und Dokumentation sowie den Forderungen nach einem Qualitätsmanagementsystem gerecht zu werden, unterstützt der Prozessmanager bei der Durchführung und Bewertung der Pflege.

QiA^® unterstützt alle für die Pflege erforderlichen Prozesse. Das Pflegedokumentationssystem ist leicht verständlich. Ein Assistent führt durch das Programm und sorgt dafür, dass der Pflege- und Betreuungsprozess zuverlässig dokumentiert wird und alle vorgeschriebenen Schritte lückenlos eingehalten werden.

Die Prozessführung durch den Pflegeprozess basiert auf dem PDCA-Zyklus. Das Qualitätsmanagement der Einrichtung wird in der täglichen Praxis gelebt und kontinuierlich weiterentwickelt. Umfassende Beratung und Betreuung komplettieren das Angebot.

Der VIA-S Prozessmanager bietet Ihnen optimale Unterstützung bei der Durchführung und stetigen Verbesserung des Betreuungsprozesses. Dabei passt sich VIA-S Ihrer Einrichtung und Ihrem Betreuungsprozess an und nicht umgekehrt.

Der Betreuungsprozess stellt eine systematische Arbeitsmethode angelehnt an den PDCA-Zyklus dar. Dieser durchläuft kontinuierlich die Elemente „Plan“ = planen, „Do“ = umsetzen, „Check“ = überprüfen und „Act“ = anpassen, um eine ständige Verbesserung der Betreuung zu ermöglichen.

Die zeitlichen und begrifflichen Einteilungen sind beispielhaft und können individuell an Ihren bereits vorhandenen Betreuungsprozess angepasst werden. Die Zeiträume und Verschachtelungen bestimmen Sie!

In der Verwaltung im Sozialwesen fallen zu jedem einzelnen Klienten etliche Dokumente an, die aus der  Klientenverwaltung bzw. Leistungsabrechnung erstellt werden oder von extern hinzukommen. Betreuer benötigen ebenso wie die Personalabteilung ständig Zugriff auf diese Informationen.

Die VIA-S Klientenakte bündelt übersichtlich und kompakt sämtliche Dokumente zu einem Klienten in einem revisionssicheren Archiv. VIA-S nutzt dabei das vollintegrierte Dokumentenverwaltungs- und Archivsystem windream. Alle erzeugten Dokumente zu einem Betreuten werden revisionssicher in einer Mappe abgespeichert. Über die VIA-S Klientenverwaltung, Dokumentation oder Lohnabrechnung rufen Sie zu dem ausgewählten Klienten die entsprechende Akte auf. Der Zugriff auf die Dokumente wird über die Nutzerberechtigungen gesteuert. Ein Menü ordnet die hinterlegten Dateien nach Belegarten z. B. Ausgangsrechnungen, Verträge, Kostenzusagen usw. Jeder Mitarbeiter kann einzelne Belegarten individuell ausblenden, so dass nur die für ihn relevanten Informationen sichtbar sind.

Durch die zentrale Archivierung hat jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks Einsicht auf alle relevanten Informationen – ohne langes Suchen in Ordnern oder Ablagen des Kollegen.

Die Menge an erfassten Daten in sozialen Einrichtungen wächst beständig. Ebenso die Anforderungen an individuelle Berichte. Das VIA-S Berichtswesen ist das zentrale Reporting-Instrumente, um Zahlenmaterial aus sämtlichen VIA-S Sachgebieten zu verdichten und auszuwerten. Die umfassende Integration ermöglicht sichere und effiziente Reports als Basis für Ihr Controlling.

Im Gegensatz zur manuellen Zusammenfassung erstellen Sie mit dem VIA-S Berichtswesen schnell, einfach und effektiv Ihre individuellen Berichte entsprechend gestellter Aufgaben. Für einen leichten Start stehen Ihnen im Anlageassistent verschiedene vorgefertigte Berichte zur Verfügung z. B. zur Leistungsabrechnung, zur Gewinn- und Verlustrechnung oder der Betriebsabrechnungsbogen. Sobald alle Daten aus VIA-S ausgelesen und übersichtlich dargestellt wurden, können Sie nachträglich alle Berichte ebenso Ihren Wünschen anpassen.

Mit dem VIA-S Gruppenbuch überwachen Sie alle Tagesdaten einer Gruppe, eines Einrichtungsteils oder der ganzen Einrichtung. Der Gruppenleiter hat jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über geplante Maßnahmen oder kann sich eine Monats- oder Wochenübersicht anzeigen lassen.

Angaben können direkt über das Gruppenbuch maschinell (z. B. durch ein Zeiterfassungssystem) oder manuell gepflegt werden.

Die Fertigungsorganisation einer WfbM wird durch den Einsatz des Gruppenbuchs vereinfacht. Durch die Beachtung von Fehlzeiten der Klienten und der damit verbundenen Reduktion von Kapazitäten können Produktionsengpässe genauer analysiert und durch Umplanung am Fertigungsleitstand reduziert werden. Zudem können die durch die Zuordnung von Klienten zu Fertigungsaufträgen wertvolle Informationen zur Nachkalkulation der einzelnen Produkte gewonnen werden.

Durch die Integration im Personenzentralbild stehen alle Informationen zu Ihren Klienten als schnell aufrufbare Visitenkarte zur Verfügung.

Wie definieren Sie Arbeitsabläufe in Ihrer Einrichtung? Wie steuern Sie die einzelnen Aktivitäten in der Betreuung? Wie binden Sie neue Mitarbeiter von Anfang an mit ein?

In Ihrer Einrichtung sind eine Vielzahl von Arbeitsabläufen (Workflows) aus verschiedenen Prozessen und Aktivitäten aufgebaut, die sich oftmals wiederholen. Hierbei kann ein Workflow-Management-System wertvolle Unterstützung leisten.

Mit dem VIA-S Workflow Manager erstellen Sie automatisierte Arbeitsabläufe, um beispielsweise neue Klienten aufzunehmen oder eine interne Anforderung abzuwickeln. Das VIA-S InfoCenter liefert dem zugewiesenen Mitarbeiter entsprechende Informationen für den nächsten Arbeitsschritt. Sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen wurde, erhält die nächste Abteilung einen Hinweis über das InfoCenter.

Durch die Integration aller VIA-S Sachgebiete können Sie den Workflow Manager abteilungsübergreifend nutzen: Der Rechungslauf beispielsweise beginnt in der Klientenverwaltung und endet mit der Verarbeitung im Rechnungswesen. Über den VIA-S Workflow Manager steuern Sie den Ablauf zentral und weisen die entsprechenden Arbeitsschritte in der notwendigen Reihenfolge zu.

Gehen Sie jetzt den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung: Mit dem VIA-S Modul „E-Rechnungen“ schaffen Sie die Grundlage, standardisierte XRechnungen direkt aus der Leistungsabrechnung oder der Auftragsbearbeitung zu versenden.

Die VIA-S „XRechnung“ nutzt bei der Erstellung die aktuellen Anforderungen der Koordinierungsstelle für IT-Standards, so dass Sie sicher sein können, die aktuellsten Vorgaben zu verwenden. Die XRechnung beinhaltet alle notwendigen Angaben für den Rechnungstausch in einem maschinell lesbaren strukturierten XML-Format.

Nutzen Sie die Vorteile elektronisch versendeter Rechnungen:

• Zeiteinsparung durch einen schnelleren Versendungsprozess
• Kostenreduzierung durch kostengünstigen Online-Versand ohne Papier und Porto
• Umweltschonung durch weniger Ressourcenverbrauch und lange Transportwege

Eine einmalige Investition in das elektronische Format zahlt sich gleich mehrfach aus. Sprechen Sie uns an!

Nachrichten, Termine und (bei installiertem Workflow-Manager) einzelne Arbeitsschritte werden im VIA-S InfoCenter übersichtlich zusammengefasst. Versenden und Empfangen Sie VIA-S interne Nachrichten, wie Sie es von gängigen E-Mail Programmen kennen. In der Terminübersicht und -planung werden Ihnen nicht nur dort angelegte Termine angezeigt, sondern auch Termine, die in der Klientenverwaltung oder der Betreuungsdokumentation zu den betreuten Klienten hinterlegt worden sind.

Zusätzlich können Sie im InfoCenter Notizen erfassen und ablegen.

Da das InfoCenter jederzeit aus allen Programmen und Unterprogrammen aufrufbar ist, sorgt es für einen schnellen Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen.