Das VIA-S Rechnungswesen wurde speziell für den individuellen Bedarf von sozialen Einrichtungen entwickelt. So können in der Finanzbuchhaltung im Rahmen der integrierten Unterdebitorenbuchhaltung, offene Posten bis hin zum Mahnwesen und Buchungen nach Leistungsträgern oder Klienten bearbeitet und beauskunftet werden.

Die Mandantenfähigkeit ermöglicht die buchhalterische Trennung einzelner Teilbereiche wie Wohnen, Werkstatt usw.

Abrechnungsbereiche (Buchungskreise) ermöglichen eine flexible Steuerung von GuV, Bilanzen und Auswertungen. Somit können auch komplexe Einrichtungsstrukturen innerhalb eines Mandanten der Finanzbuchhaltung umfassend abgebildet werden.

Wesentliche Funktionen

Finanzbuchhaltung

• mandantenfähig
• Unterdebitorenbuchhaltung
• Einzel- & Konzernbilanzen
• Verwaltung von Organschaften
• Führung von Abrechnungsbereichen
• Bankclearing
• diverse Import-Schnittstellen
• Kassenbücher
• Liquiditätsüberwachung/-planung
• automatisierter Zahlungsverkehr (SEPA)
• Projektverwaltung mit Haupt- & Unterprojekten
• flexibles Berichtswesen
• interne Dokumentenablage
• kontextabhängige Kommentarfunktion
• offene Postenführung (auch stichtagsbezogen)
• Berücksichtigung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Pflegebuchführungsverordnung (PBV)

Kostenrechnung

• flexible Plankostenrechnung
• maschinelle, mehrstufige und zurücknehmbare Umverteilung mit Historie
• GuV nach Kostenarten
• innerbetriebliche Leistungsverrechnung
• Kostenträgerrechnung
• Wirtschaftspläne
• Bezugsgrößenkalkulation
• Pflegesatz Vor- und Nachkalkulation
• Datenexport nach MS Excel und zu externen Controllinginstrumenten
• Kennzahlen

Anlagenbuchhaltung

• Abschreibungsvorschau
• Belegverwaltung
• Baubuch
• Standortverwaltung
• Serviceverträge/-berichte
• Zuschussverwaltung mit Sonderpostenauflösung
• Ermittlung von Wiederbeschaffungswerten

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Bankclearing

Das Modul Bankclearing bietet die Möglichkeit, Bankbewegungen mittels elektronischen Kontoauszuges maschinell zu kontieren, zu bearbeiten und über die Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Importiert werden Kontoauszugsdateien im MT940 Format.

Durch einen Trainingsprozess ist das Modul in der Lage, bis zu 80% der Buchungen anhand von verschiedenen Merkmalen zu erkennen und maschinell zu kontieren. Dabei erfolgt eine automatische Prüfung der Buchungen auf Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit in Bezug auf Stammdaten und Voreinstellungen. Die nicht erkannten Buchungen können manuell nachbearbeitet und kontiert werden.

Bankclearing - zeitsparend und lernfähig

Ein wichtiger Baustein dieses Moduls ist die Verwaltung und Verwendung der Vorkontierungen. Umfangreiche Auswahlmöglichkeiten (z. B. vordefinierte Buchungsarten, Steuerschlüssel und Auftraggeber) unterstützen den Anwender nicht nur bei der Anlage der Vorkontierung, sondern steuern auch automatisch den Ablauf der Verbuchung.

Buchungsbeträge können bei der Vorkontierung prozentual oder wertmäßig auf Konten und Kostenstellen verteilt werden. Mit der Vergabe einer Projektnummer in der Vorkontierung, werden die Bankbewegungen automatisch an die VIA-S Projektverwaltung übergeben. Ãœber Kontierungsmasken können Abschlagszahlungen aus dem Verwendungszweck der Bankbewegungen abgeleitet werden. Die Eigengeldkonten der einzelnen Klienten können aus dem Bankclearing heraus direkt bebucht werden.

Dem Anwender stehen verschiedene Beauskunftungsmöglichkeiten, z. B. zu den Bankbewegungen oder zum Archiv der Import- und Übernahmeprotokolle, zur Verfügung. Textfilter sowie verschiedene Such- und Selektionsfunktionen unterstützen zusätzlich.

Außerdem können aus dem Bankclearing Verwahrgeldkonten sowie Kostenstellen direkt bebucht werden.

Wesentliche Funktionen im Bankclearing

• maschinell kontieren und verarbeiten
• Gegenüberstellung von offenen Posten
• vordefinierte Auswahlmöglichkeiten zur Erstellung von Vorkontierungen
• Verteilung von Buchungsbeträgen prozentual oder wertmäßig
• Ableitung von Abschlagszahlungen
• hohe Erkennungsquote
• Verbuchung auf Unterdebitoren und ins Eigengeld

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Kassenbuch

Das Modul erlaubt das parallele Führen von bis zu 9.999 Kassenbüchern. Die Kassenbuchungen werden nach Wahl täglich, wöchentlich, monatlich oder für andere Zeiträume an das Hauptbuch weitergegeben. Kassenbücher können auch dezentral geführt werden.

Es stehen Ihnen spezielle Suchfunktionen für Kassenbelege zur Verfügung z.B. nach Datum, Text, Belegnummer, Betrag, Konto und Kostenstelle. Außerdem können Quittungen gedruckt und beim Kassenabschluss eine Sortenaufstellung erfasst werden.

Wesentliche Funktionen

• Kassenbuch eröffnen
• über den Status informieren
• die Kassenbuchungen erfassen
• Kassenbuchung auf mehrere Gegenkonten buchen
• Kassenbuch einsehen
• Ãœbersicht zu einem Kassenbuch nutzen
• Kassenbuch drucken

Grundsätzlich kann ein Kassenbuch

• mit Projekten
• mit Unterpersonenkonten
• mit OP-Führung
• mit Kostenstellen
• in die Verwahrgeldkonten der Klienten

bebucht werden.

Nach Abschluss des Kassenbuchs werden die Buchungen an die Schnittstelle des maschinellen Buchens Ã¼bergeben. Dort können, falls notwendig, Kontierungen ergänzt und bearbeitet werden. Dies ist besonders hilfreich um Eingaben von Kontierungsunkundigen über ein dafür vorgesehenes Dummykonto erfassen zu lassen.

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Berichtswesen

Das VIA-S Berichtswesen ist ein umfangreiches Reporting-Instrument, um Daten aus allen VIA-S Sachgebieten zu verdichten und auszuwerten.

Die Menge an erfassten Daten in sozialen Einrichtungen wächst beständig. Ebenso die Anforderungen an individuelle Berichte und Auswertungen. Eine manuelle Erstellung ist oft sehr zeitaufwendig und kostenintensiv. Mit dem VIA-S Berichtswesen erstellen Sie hingegen schnell, einfach und effektiv Ihre individuellen Berichte entsprechend gestellter Aufgaben.

Für einen leichten Start stehen Ihnen im Anlageassistent verschiedene vorgefertigte Berichte zur Verfügung z. B.  zur Leistungsabrechnung, zur Gewinn- und Verlustrechnung oder der Betriebsabrechnungsbogen. Sobald alle Daten aus VIA-S ausgelesen und übersichtlich dargestellt wurden, können Sie Spalten, Zeilen oder einzelne Zellen beliebig Ihren Wünschen anpassen. Ebenso können für Sie relevante Daten ergänzt werden.

Jede Zelle ist frei definier- und gestaltbar. Die Ergebnisse werden aus den aktuellen Bewegungsdaten ermittelt und können durch Herkunft, Zeitraum und Selektionen eingegrenzt werden. Ausgelesene Werte können auf unterschiedlichen Ebenen verdichtet (z. B. auf Einrichtungs-, Standort- oder Gruppenebene) und durch die Drill-Down-Funktion jederzeit wieder aufgeschlüsselt werden.

Wesentliche Funktionen

• jahresübergreifende Auswertungen
• sachgebietsübergreifende Datenherkunft (Rechnungswesen, Leistungsabrechnung, Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung, Auftragsbearbeitung / PPS)
• Anlageassistent
• generelle Vorgaben individuell pro Anwender (vordefinierte Selektionen)
• Ermittlung der Ergebnisse aus den aktuellen Verkehrszahlen (Ad-hoc-Berichte)
• variable Zeiträume
• Unterstützung durch den Formelassistenten
• Drill-Down Funktion mit Detailinformationen der verdichteten Zahl (z. B. bis auf Ebene von Konten, Kostenstellen und Buchungen)
• Zell- und Plausibilitätsprüfung
• umfangreiche grafische Darstellungen
• bis zu 9.999 Berichte pro Mandant
• Bausteinfunktion (Speicherung wiederkehrender Berichtsteile)
• Bildschirmauskunft, Ausdruck, XML- oder MS Excel-Export der Ergebnisse
• Berechtigungsverwaltung
• Ãœbernahme von Listen aus den einzelnen Sachgebieten zur Weiterverarbeitung im Berichtswesen

DOBRICK + WAGNER bietet die Erstellung von Berichten auch als kostenpflichtige Dienstleistung an.

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interne Dokumentenablage

Im Rechnungswesen steht Ihnen eine interne Dokumentenablage aus dem Archiv zur Verfügung. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um durch VIA-S erzeugte Dokumente handelt oder um externe, die Sie direkt aus dem Programm heraus einscannen können.

Durch verschiedene Zuordnungsmöglichkeiten, behalten Sie immer den Überblick je:

• Konto
• Offene Posten
• (Wiederkehrende) Buchung
• Projekt
• Kostenstelle
• Anlagengut

Die zentrale Archivierung ermöglicht jedem Mitarbeiter (je nach Berechtigung) mit wenigen Mausklicks Zugriff auf alle relevanten Informationen – ohne langes Suchen in Ordnern oder Ablagen des Kollegen.

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Bezugsgrößenkalkulation und flexible Plankostenrechnung

VIA-S bietet die Möglichkeit Gemeinkosten nach dem Verursachungsprinzip zu verteilen. Hierfür können Sie ein Mengengerüst (Bezugsgrößen) definieren, wodurch sich je nach Gemeinkostenbereich unterschiedliche Kalkulationszuschläge ergeben. Durch die Integration in die Klientenverwaltung stehen Ihnen automatisch Bezugsgrößen wie Belegungen oder Abrechnungstage zur Verfügung.

Mittels der Planumverteilung werden die Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen umgelegt.

Bei der flexiblen Plankostenrechnung werden im Gegensatz zur starren Plankostenrechnung die wirtschaftlichen Verhältnisse unter Einbeziehung von Sollkosten an die tatsächlichen Verhältnisse anpasst. Eine Trennung von variablen Kosten und fixen Kosten findet auf Basis der Kostenarten (Variatoren) statt.

Die Gesamtabweichung von Budget können Sie durch die Beschäftigungs-/Belegungsabweichung sowie die Verbrauchsabweichung ermitteln. Bei den Fixkosten erfolgt durch die Variatorensteuerung eine Aufteilung in Nutz- und Leerkosten. Beide Analysen zusammen ermöglichen Ihnen eine höchst wirksame Kostenkontrolle.

 

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Kostenträgerrechnung

Um alle anfallenden Kosten schnell und vollständig einzelnen Produkten oder Dienstleistungen zuordnen zu können, legen Sie in der VIA-S Kostenträgerrechnung individuell Kostenträger an, auf die die Kosten manuell und maschinell verteilt werden. Die Kostenträgerrechnung bietet Ihnen die Einteilung von Leistungen, Produkten oder ganzen Leistungsmodulen. So können Sie Ihr Angebotsspektrum kostentechnisch bequem und übersichtlich ausgestalten.

Nutzen Sie diese valide Zahlen- und Datenbasis für Ihr Controlling sowohl zur internen Steuerung als auch für Angebotskalkulationen und Verhandlungen mit Geldgebern.

Die VIA-S Kostenträgerrechnung profitiert wie das gesamte Rechnungswesen von der Integration in alle Sachgebiete. Um die Kosten eines Kostenträgers zu ermitteln, benötigt die VIA-S Kostenträgerrechnung alle Kosten, die verursacht werden. Das Zahlenmaterial, das in Personal- und Sachkosten unterteilt wird, zieht die Kostenträgerrechnung direkt aus dem VIA-S Rechnungswesen mit Buchungen aus allen Sachgebieten (Leistungsabrechnung, WfbM-Lohnabrechnung, Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft etc.). Mit Hilfe des Berichtswesens erhalten Sie ad hoc Zahlen zur Vergütung einzelner Kostenträger.

Wesentliche Funktionen:

• detaillierte Kostenaufstellung pro Kostenträger
• Zuordnung von Einzelkosten direkt zu einzelnen Kostenträgern
• Hilfskostenträger für Gemeinkosten
• maschinelle und manuelle Umverteilung von Gemeinkosten
• erleichterte Kostenkalkulation für angebotene Leistungen
• Auskünfte und Auswertungen
• Datenbasis für Controlling

 

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Serviceverträge und -berichte

Zur leichteren Verwaltung von Serviceverträgen können Sie die relevanten Daten in VIA-S erfassen und den Vertrag mit dem Anlagengut verknüpfen.

Für jeden Servicevertrag können Dokumente abgelegt und Kommentare erfasst werden.

Folgende Informationen können für einen Servicevertrag verwaltet werden

• Servicenummer (interner Zählerschlüssel)
• Anlagennummer (ABer, Hauptnummer, Unternummer)
• Vertragsnummer
• Vertragsdatum
• Vertragsgegenstand
• Vertragspartner (Kreditor)
• Laufzeit des Vertrages (Von-/Bis-Datum)
• Zyklus (einmalig, wöchentlich, monatlich, jährlich, quartal)
• zugesicherte Reaktionszeit
• Kündigungsfrist
• voraussichtliche Ausfallzeit während des Service
• letzter Service
• nächster geplanter Service
• sonstige Bestimmungen
• Beschreibung
• Vertragsnummer Wiederkehrende Buchung (Verknüpfung zur Finanzbuchhaltung)

Die zyklisch fälligen Serviceberichte werden unter einem weiteren Programmzweig erfasst und dokumentiert. Durch die Fortschreibung der nächsten geplanten Termine wird keine Serviceleistung vergessen.

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Vorteile der Integration des VIA-S Rechnungswesens

Das VIA-S Rechnungswesen ist für die Anforderungen sozialer Einrichtungen optimal ausgerichtet. Durch die Anlage Ihrer Klienten als Unterdebitoren können Sie Kosten und Erträge gezielt buchen. Der Einsatz weiterer VIA-S Sachgebiete ermöglicht Ihnen die direkte Übergabe von Buchungen in die Finanzbuchhaltung und zur Kostenrechnung.

Nahezu jedes VIA-S Sachgebiet kann einzeln eingesetzt werden, so dass Sie Stück für Stück darauf aufbauen können. Mit dem Einsatz aller Sachgebiete schöpfen Sie das volle Potenzial des umfangreichen VIA-S Rechnungswesens aus.

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Weitere Informationen zu wichtigen Funktionen stehen Ihnen in unserer Broschüre rund um das Thema Rechnungswesen zur Verfügung.