Die Digitalisierung der Sozialwirtschaft erfordert immer mehr IT-Lösungen, die miteinander kommunizieren müssen. Die Betreuung der Systeme wird aufwändiger und die Datenverwaltung immer komplexer. Professionelle IT-Berater empfehlen deshalb auf ein integratives ERP (Enterprise-Resource-Planning)-System zu setzen. Dieses bietet eine enorme Vereinfachung in der Pflege und Betreuung.

Was bedeutet Integration?

Ein integriertes ERP-System verknüpft die einzelnen Abteilungen Ihrer Einrichtung effektiv miteinander. Schnittstellen werden weitgehend vermieden. Die eingesetzten Softwarebereiche greifen auf eine zentrale Datenbasis zu, wodurch Mehrfacherfassungen und Fehlangaben deutlich reduziert werden.

Der konsequente Einsatz eines integrierten, einheitlichen ERP-Systems, das Ihre Organisationsstruktur umfangreich abbilden kann, fördert die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse und bildet eine gesunde Basis für Ihre Unternehmenssteuerung.



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2. Zentrale Datenhaltung

Durch die zentrale Datenhaltung entfallen Mehrfacherfassungen. Alle Abteilungen können (abhängig von der Berechtigung) auf die einheitliche Datenbasis zugreifen. Bei Einsatz von mehreren Insellösungen müssen Daten über Schnittstellen abgeglichen und ausgetauscht werden. Im schlimmsten Fall müssen diese Daten parallel eingepflegt werden. Neu hinzugekommene Daten müssen zunächst identifiziert und richtig zugeordnet werden. Dies erhöht die Fehleranfälligkeit und führt zu inkonsistenten Daten.

Ein integratives ERP-System kennt die Daten aller Bereiche und kann sie entsprechend automatisiert überall zur Verfügung stellen, wo sie gebraucht werden. Alle Daten sind klar und eindeutig und vor allem in Echtzeit dezentral verfügbar.

  • Keine Mehrfacherfassung
  • Automatische Pflege der Daten bei Änderung oder Löschung
  • Einsparung von Speicherplatz

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4. Auswertung und Analyse

Ein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen ist nicht notwendig, um einen aktuellen Überblick zu erhalten. Controllingwerkzeuge wie ein integriertes Berichtswesen greifen auf alle Abteilungen zu, so dass jederzeit eine Gesamtauswertung erstellt werden kann.

Die Integration kann Ihnen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil bieten, wenn Sie zeitnah Kennzahlen für unternehmerische Entscheidungen benötigen. Prozessübergreifende Berichte können schnell und vollständig aus einem System generiert werden.


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6. Sicherheit durch weniger Systembrüche/Schnittstellen

Der Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen erfordert genaue Anpassungen. Oftmals unterscheiden sich die Angaben, so dass nachgepflegt werden muss. Ein integriertes System benötigt keine fehleranfälligen Schnittstellen. Es können bei Bedarf alle Daten überall genutzt werden.

Zusätzlich werden Prozesse beschleunigt, wenn Daten weder exportiert noch importiert werden müssen.


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8. Einheitliche Archivierung

Die fortschreitende Digitalisierung fordert eine verlässliche, rechtssichere Archivierung. Achten Sie beim Einsatz eines Archivsystems auf eine intuitive Handhabung, die aus allen Programmen genutzt werden kann. Das gleiche gilt für das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Bei unterschiedlichen Softwareanbietern, werden eventuell auch verschiedene Systeme integriert und angeboten. Das macht das Zusammensuchen der Dateien unnötig aufwändig.

Ein zentrales Archiv und DMS, das alle Dokumente - ob intern oder extern - sammelt, erleichtert die Handhabung


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10. Alles von einem Ansprechpartner

Fortwährende Serviceleistungen im Support, Projektmanagement und der Beratung spielen eine entscheidende Rolle für einen langfristig erfolgreichen Einsatz der Software. Bei Einsatz eines allumfassenden Systems entfällt die Frage, welches Unternehmen Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen ist. Die interne Kommunikation des Anbieters ermöglicht zeitnahe Hilfe bei Bedarf.
Die Weiterentwicklung aller Module wird von einem Anbieter gesteuert, so dass die einzelnen Bereiche nicht miteinander kollidieren. Sie können Updates direkt einspielen und darauf vertrauen, dass keine weiteren Anpassungen im System notwendig sind.


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