DMS

Revisionssichere elektronische Archivierung und Dokumentenmanagementsystem

Die revisionssichere elektronische Archivierung und Dokumentenmanagementsysteme haben in den Verwaltungen in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Sich dort ergebende Potentiale zur Kosten- und Zeitersparnis sind mit den gesunkenen Preisen für die benötige technische Ausstattung enorm gewachsen. Digitalisierung von Geschäftsvorgängen ermöglicht die Eindämmung der Papierflut in den Archiv-Kellern der Einrichtungen.

Mit VIA-S Papier und Platz sparen

Die elektronische Archivierung erfasst jede Art von Massendaten und Einzeldokumenten, strukturiert und ordnet, sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und erlaubt den permanenten Zugriff der berechtigten Personen unabhängig von Ort und Zeit – das lästige Suchen und Lagern von Akten entfällt. Intelligente Workflows gewährleisten den schnellen Durchlauf von Dokumenten, verkürzen Bearbeitungszeiten von Geschäftsvorgängen erheblich und machen Sie transparenter.

Alle erfassten Dokumente werden über den gesamten Aufbewahrungszeitraum zuverlässig, vollständig und fälschungssicher abgelegt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Daten sicher entsorgt werden. Dabei werden die wesentlichen Systemprozesse protokolliert, so dass die Abläufe auch noch nach vielen Jahren jederzeit nachvollziehbar sind.

Verschiedene Module können miteinander verknüpft oder einzeln verwendet werden - ganz nach Ihren individuellen Anforderungen.

Wesentliche Funktionen

  • effizienter Informationsfluss
  • Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workflows
  • Geschäftsvorgänge inklusive aller Daten und Dokumente werden digital zusammengefasst und stehen allen Anwendern je nach Berechtigungskonzept zur Verfügung
  • Beschleunigung von Geschäftsprozessen und absolute Termingenauigkeit
  • sekundenschnelle Recherche unabhängig von der Archivgröße
  • Flexibilität, da manuelle Eingriffe in den Workflows jederzeit möglich sind
  • perfekte VIA-S Anbindung an das Archiv, wobei sich alle wichtigen Informationen sowohl aus VIA-S als auch aus der DMS-Oberfläche entnehmen lassen
  • revisionssichere Ablage per Knopfdruck
  • zertifizierte Archivierungslösung
  • Erfüllung der Compliance-Anforderungen (Rechtssicherheit)
  • Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Anzeige von mehr als 200 Dateiformaten ohne notwendige Softwareinstallationen
  • elektronische Klientenakte (ELC)
  • höchste Ausfallsicherheit durch intelligentes Clustering


Elektronische Klientenakte

Die elektronische Akte fasst alle Dokumente zu einem Klienten komfortabel in einem revisionssicheren Archiv zusammen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um durch VIA-S erzeugte Dokumente handelt oder um externe, die direkt aus dem Programm heraus eingescannt werden. Durch die zentrale Archivierung hat jeder Mitarbeiter (in Abhängigkeit von seinen Berechtigungen) mit wenigen Mausklicks Zugriff auf alle relevanten Informationen – ohne langes Suchen in Ordnern oder Ablagen des Kollegen.

Folgende Dokumenttypen bzw. Dateiformate werden u.a. unterstützt:

  • PDF
  • DOC / DOCX (Word-Dokumente)
  • XLS / XLSX (Excel Arbeitsmappen)
  • JPEG (Bilder)
  • HTML (Webseiten)
  • Outlook/Exchange E-Mail Dateien

Zusätzlich steht eine Volltextsuche zur Verfügung, die das Finden der benötigten Unterlagen in der umfangreichen Informationssammlung eines Klienten erleichtert.


Für eine umfangreichere Beschreibung fordern Sie unverbindlich unsere Broschüren an.

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