Dokumentation

Die VIA-S Dokumentation umfasst alle Anforderungen der Bereiche:

  • Pflegedokumentation mit dem medizinischen/pflegerischen Schwerpunkt
  • und die Betreuungsdokumentation mit der individuellen Hilfe- sowie der Förder- und Maßnahmenplanung

Innerhalb der Bereiche können Sie von der Planung bis hin zur Verlaufsdokumentation sämtliche Vorgänge per Tagesdatum und Uhrzeit in Verbindung mit dem Klienten festhalten.

Die VIA-S Dokumentation kann mit anderen Bereichen der Gesamtlösung kombiniert werden. Die Integration in die VIA-S Klientenverwaltung und VIA-S Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung ermöglichen durchgängige Verwaltungsprozesse. Das vermeidet unnötige Mehrfacherfassung und damit verbundene Fehler sowie redundante Verarbeitungsläufe.

Stammdaten aus der Klientenverwaltung, wie Adresse, Kontaktpersonen, Angaben zum Kostenträger oder zur Krankenkasse stehen direkt in der Dokumentation zur Verfügung und müssen nicht noch einmal erfasst werden.

Bei Einsatz eines digitalen Archivsystems können komplette Klientenakten abgelegt werden. Fachverfahrensübergreifend lassen sich Workflows definieren, die dafür sorgen, dass nichts liegen bleibt.

Durch die Integration der Dokumentation in die Leistungsabrechnung  Ihre Verwaltungsprozesse transparenter und optimal unterstützt.

Wesentliche Funktionen

  • Baukastensystem je nach Anforderungsprofil der hilfeerbringenden Einrichtung
  • frei gestaltbare Bildschirmseiten (über 5.000 Objekte aus Galerien wählbar)
  • Förder- und Maßnahmenplanung
  • Prozessmanager für den Betreuungsprozess
  • Pflegeplanung
  • Pflege-Prozessmanager
  • Gruppenbuch (Erfassung von Abwesenheiten, Verläufen, Terminen, Arbeitszeiten, Leistungsnachweisen etc. sowie diverse Übersichten)
  • Kurs- und Angebotsverwaltung mit integriertem Ressourcenmanagement
  • Terminverwaltung und -überwachung
  • Planung und Protokollierung von Fachausschusssitzungen
  • Hilfeplanverfahren (ITP, THP, LVR, IBRP, HMB, HEB, ICF u.a.)
  • Kontaktpersonen/Adressmanagement
  • umfangreiche statistische Auswertungen und Listengenerator
  • elektronische Klientenakte (ELC)

 

Prozessmanager für die Eingliederungshilfe

Der VIA-S Prozessmanager bietet Ihnen optimale Unterstützung bei der Durchführung und stetigen Verbesserung des Betreuungsprozesses. Dabei passt sich VIA-S sich Ihrer Einrichtung und Ihrem Betreuungsprozess an.

Der Betreuungsprozess stellt eine systematische Arbeitsmethode angelehnt an den PDCA-Zyklus dar. Dieser durchläuft kontinuierlich die Elemente „Plan“ = planen, „Do“ = umsetzen, „Check“ = überprüfen und „Act“ = anpassen, um eine ständige Verbesserung der Betreuung zu ermöglichen.

Die zeitlichen und begrifflichen Einteilungen sind beispielhaft und können individuell an Ihren bereits vorhandenen Betreuungsprozess angepasst werden. Die Zeiträume und Verschachtelungen bestimmen Sie!

Abbildung Ihres Betreuungsprozesses

  1. Ermittlung der Ist-Situation und des Hilfebedarfs
    • logische Verknüpfungen mit Bildschirmseiten Ihrer Dokumentation
    • strukturierter Betreuungsprozess durch Schritt-für-Schritt-Führung
    • objektive Einschätzung des Klienten
  2. Zielfestlegung
    • Festlegung von Grob- und Feinzielen bis hin zu smarten Handlungszielen
    • klare Struktur zur Erreichung messbarer Erfolge und Ergebnisse
  3. Tagesdokumentation
    • Maßnahmen-/Verlaufsdokumentation
    • Ziele und Lernerfolge z. B. aus der Kurs- & Angebotsverwaltung
  4. Reflexion/Bewertung
    • Abschluss des Betreuungsprozesses
    • Entscheidung über Erfolg
    • Ergebnisse aus der Reflexion fließen direkt in den anschließenden Betreuungsprozess ein

Ablauf des Betreuungsprozesses

 


Pflegeprozessmanager mit Qualitätsmanagement

Als Zusatzmodul zur Dokumentation nach SGB XI hilft Ihnen der QiA® Prozessmanager den Überblick zu behalten. Um den gestiegenen Anforderungen an die Pflege und Dokumentation sowie den Forderungen nach einem Qualitätsmanagementsystem gerecht zu werden, unterstützt der Prozessmanager bei der Durchführung und Bewertung der Pflege.

Die Prozessführung durch den Pflegeprozess basiert auf dem PDCA-Zyklus.

  • Pflegeprozessmanager zur Gewährleistung des PDCA-Zyklus mit integriertem QM-System
  • Infosammlung (Anamnese, Biografie, Bewohnerintegration, Betreuung und Vollmachten, Erkrankungen, Medizinische Erhebung, Ärzte/Therapien, AVO, Diagnosen, Medikation, u.a.)
  • Umsetzung aller Expertenstandards des DNQP
  • Pflege- und Leistungsplanung, Leistungserfassung, Pflegebericht, Pflegevisite
  • Schmerzeinschätzung NRS/BESD
  • MDK konform
  • Assistenz bei der Pflegedokumentation (über 1000 Formulierungshilfen für Probleme, Maßnahmen, Ressourcen und Ziele)
  • Auditchecklisten zur Überprüfung der relevanten Prozesse
  • Wundmanagement von der Ersteinschätzung bis zum kompletten Wundverlauf mit integrierter Fotodokumentation
  • QiA® Ergebniscontroller, Ergebnisqualität in der Altenhilfe messen und bewerten
  • Risikenmanager, Risiken erkennen und kommunizieren
  • Pflegestufenmanager, Abgleich Pflegeplanung / Soll-Ist
  • Bestätigte Zertifizierungsreife nach DIN EN ISO 9001:2008 (mit integriertem Handbuch)

Gruppenbuch

Mit dem VIA-S Gruppenbuch überwachen Sie alle Tagesdaten einer Gruppe, eines Einrichtungsteils oder der ganzen Einrichtung. Der Gruppenleiter hat jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über geplante Maßnahmen oder kann sich eine Monats- oder Wochenübersicht anzeigen lassen.

Angaben können direkt über das Gruppenbuch maschinell (z.B. durch ein Zeiterfassungssystem) oder manuell gepflegt werden.

Wesentliche Funktionen

  • Fehlzeiten
  • Essensteilnahmen
  • Arbeitszeiten / Zeiterfassung (WfbM)
  • Erstellung und Übersicht der Termine
  • Urlaubsdaten
  • Erstellung und Übersicht von Mitteilungen
  • Verläufe
  • Förderung (Behindertenhilfe)
  • Pflege (Altenhilfe)
  • Dokumentation
  • Anfälle
  • Interne Anforderungen (Verknüpfung zur Auftragsbearbeitung)
  • Gesamtübersicht und Details

Die Fertigungsorganisation einer WfbM wird durch den Einsatz des Gruppenbuchs vereinfacht. Durch die Beachtung von Fehlzeiten der Klienten und der damit verbundenen Reduktion von Kapazitäten können Produktionsengpässe genauer analysiert und durch Umplanung am Fertigungsleitstand reduziert werden. Zudem können die durch die Zuordnung von Klienten zu Fertigungsaufträgen wertvolle Informationen zur Nachkalkulation der einzelnen Produkte gewonnen werden.

Durch die Integration im Personenzentralbild stehen alle Informationen zu Ihren Klienten als schnell aufrufbare Visitenkarte zur Verfügung.


Kurs- und Angebotsverwaltung

Die umfangreiche Kurs- und Angebotsverwaltung unterstützt Sie bei der Planung, Organisation und Durchführung von Kursen und sonstigen Angeboten, wie Tagesveranstaltungen oder Reisen.

Durch die Integration in das VIA-S Rechnungswesen können Sie Kurse und Angebote auch unter kostenrechnerischen Gesichtspunkten betrachten. Teilnehmende Klienten können über die Einzelleistungsabrechnung oder die Eigengeldverwaltung in der VIA-S Klientenverwaltung abgerechnet werden. Die Teilnahme von Mitarbeitern und Angehörigen kann ebenfalls geplant und abgerechnet werden.

Wesentliche Funktionen

  • Erstellung und Verwaltung von Kursen, Tagesveranstaltungen oder Reisen
  • komfortable Listen für Anfragen, Teilnehmer und Wartende
  • automatischer Mitteilungsdienst über VIA-S bei Statusänderungen zur Kursteilnahme
  • umfangreiche, differenzierte Auswertungen
  • Verknüpfung mit der Förder- und Maßnahmenplanung (Wählen von Kursangeboten statt individueller Maßnahmen)
  • Abrechnung wahlweise über die Eigengeldverwaltung oder die Leistungsabrechnung
  • Druckfunktion diverser Dokumente, Kursbeschreibungen, Teilnahmebestätigungen, Zertifikate, Urkunden usw.
  • Berechtigungsverwaltung

Statt des allgemein angegebenen Kurszeitraums können Sie individuell pro Teilnehmer einen Zeitraum oder eine bestimmte Anzahl an Teilnahmen angeben.


Elektronische Klientenmappe

Die elektronische Akte fasst alle Dokumente zu einem Klienten komfortabel in einem revisionssicheren Archiv zusammen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um durch VIA-S erzeugte Dokumente handelt oder um externe, die direkt aus dem Programm heraus eingescannt werden. Durch die zentrale Archivierung hat jeder Mitarbeiter (in Abhängigkeit von seinen Berechtigungen) mit wenigen Mausklicks Zugriff auf alle relevanten Informationen – ohne langes Suchen in Ordnern oder Ablagen des Kollegen.

Folgende Dokumenttypen bzw. Dateiformate werden u.a. unterstützt:

  • PDF
  • DOC / DOCX (Word-Dokumente)
  • XLS / XLSX (Excel Arbeitsmappen)
  • JPEG (Bilder)
  • HTML (Webseiten)
  • Outlook/Exchange E-Mail Dateien

Zusätzlich steht eine Volltextsuche zur Verfügung, die das Finden der benötigten Unterlagen in der umfangreichen Informationssammlung eines Klienten erleichtert.


Weitere Informationen erhalten Sie mit unserer Broschüre zum Thema Dokumentation, die Sie kostenlos und unverbindlich anfordern können.

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