Die Abrechnung von Leistungen ist der Motor Ihrer hilfeerbringenden Einrichtung. Die VIA-S Klientenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit der Abrechnung sämtlicher Leistungen der:
- Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung (SGB VII, IX)
- Pflegeversicherung, Behandlungspflege (SGB XI)
- Kinder- und Jugendhilfe (SGB VIII)
- sowie anderer Leistungen (SGB V, VI, XII u. a.)
Die Personenzentrierung spielt in VIA-S eine entscheidende Rolle – der Klient steht im Mittelpunkt der Betreuung, Pflege, Förderung und letztendlich auch der Abrechnung. Damit Sie von überall Zugriff haben, ermöglicht das Personenzentralbild die Verwaltung umfangreicher Informationen zum Klienten für die Lohn- und Leistungsabrechnung sowie die integrierbare Dokumentation.
Das Leistungsprofil beinhaltet alle mit den Leistungsträgern und Klienten vereinbarten Leistungen mit ihren Besonderheiten. Bundeslandspezifische Regelungen werden beim Customizing der VIA-S Klientenverwaltung hinterlegt.
Wesentliche Funktionen
- intelligenter Assistent zur Aufnahme und Verlegung von Klienten
- automatische Änderungsmitteilungen
- Terminüberwachung (Anbindung MS Outlook)
- Erfassung unterschiedlichster An- und Abwesenheiten (abrechnungsrelevant oder informell)
- zentrales Adressmanagement
- Bewerberverwaltung
- Essensverwaltung
- integrierte Miet- und Nebenkostenabrechnung
- Gruppenbuch
- Hauswirtschaft / Interne Anforderungen
- Dokumentenverwaltung
- leistungsfähige Eigengeldverwaltung (bis 2020 gemäß BTHG, mit Anbindung an das VIA-S Rechnungswesen)
- vollautomatische Rückrechnung
- umfangreiche Auswertungen & Statistiken z. B. Belegungsplanung/-statistik, Leistungsstatistik, Erlösverprobung und Prüfung der Refinanzierung, Pflegetagesstatistiken usw.
- individuell gestaltete Auswertungen / Dashboard
- Erstellung von Datenträgern zur Abrechnung von Heil- und Hilfsmitteln (§ 302 SGB)
- elektronische Rechnungsübergabe an Leistungsträger, die die Lösung PROSOZ einsetzen
- Versand von E-Rechnungen / XRechnungen (EU-Norm EN16931)
- Listengenerator
- elektronische Klientenakte
- Betreutes Wohnen (Abrechnung von Fachleistungsstunden)
- VIA-S mobile für die mobile Leistungserfassung
Gruppenbuch
Mit dem VIA-S Gruppenbuch überwachen Sie alle Tagesdaten einer Gruppe, eines Einrichtungsteils oder der ganzen Einrichtung. Der Gruppenleiter hat jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über geplante Maßnahmen oder kann sich eine Monats- oder Wochenübersicht anzeigen lassen.
Angaben können direkt über das Gruppenbuch maschinell (z.B. durch ein Zeiterfassungssystem) oder manuell gepflegt werden.
Wesentliche Funktionen
- Fehlzeiten
- Essensteilnahmen
- Arbeitszeiten / Zeiterfassung (WfbM)
- Erstellung und Übersicht der Termine
- Urlaubsdaten
- Erstellung und Übersicht von Mitteilungen
- Verläufe
- Förderung (Behindertenhilfe)
- Pflege (Altenhilfe)
- Dokumentation
- Anfälle
- Interne Anforderungen (Verknüpfung zur Auftragsbearbeitung)
- Gesamtübersicht und Details
Die Fertigungsorganisation einer WfbM wird durch den Einsatz des Gruppenbuchs vereinfacht. Durch die Beachtung von Fehlzeiten der Klienten und der damit verbundenen Reduktion von Kapazitäten können Produktionsengpässe genauer analysiert und durch Umplanung am Fertigungsleitstand reduziert werden. Zudem können die durch die Zuordnung von Klienten zu Fertigungsaufträgen wertvolle Informationen zur Nachkalkulation der einzelnen Produkte gewonnen werden.
Durch die Integration im Personenzentralbild stehen alle Informationen zu Ihren Klienten als schnell aufrufbare Visitenkarte zur Verfügung.
Dashboard
Das VIA-S Dashboard erzeugt individuelle und unkomplizierte Ansichten bestimmter Bereiche Ihrer Einrichtung.
Mit wenigen Mausklicks können Sie sich aus einer Auswahl von Listen, Statistiken und Auswertungen ein Instrumentenbrett erstellen und als Profil ablegen.
Grafische Aufbereitung von:
- Belegungskennzahlen
- Klientenkennzahlen
- Umsatzkennzahlen
- aktuellen Geburtstagslisten
- individuelle Auswertungen
Sogar externe Webseiten können als Instrument im Cockpit angezeigt werden.
Schnelle Übersichten und ausführliche Details mit wenigen Arbeitsschritten
Ähnlich wie in Excel können Sie zwischen unterschiedlichen grafischen Darstellungen wählen, um das Zahlenmaterial zu visualisieren.
Durch die Selektion von einzelnen Einrichtungen oder Einrichtungsteilen haben Sie die Möglichkeit sich Auswertungen in verschiedensten Verdichtungsstufen anzuschauen.
Dieser friktionslose „Blick“ in Ihre Daten ist ein wesentliches Momentum einer integrierten Lösung.
Wesentliche Funktionen
- Visualisierung von Listen und Auswertungen
- Nutzerspezifische Profile und Ansichten
- Darstellung von Standard- und selbst generierten Auswertungen
- Flexible grafische Darstellung bei Standardauswertungen
- Aktualisierung der Werte im 30-Sekunden-Takt
- Anzeige von Webseiten oder .net Objekten
Wenn Sie den VIA-S Auswertungsgenerator im Einsatz haben, können Sie dort erzeugte komplexe Abfragen ebenfalls im Dashboard anzeigen lassen.
Elektronische Klientenmappe
Die elektronische Akte fasst alle Dokumente zu einem Klienten komfortabel in einem revisionssicheren Archiv zusammen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um durch VIA-S erzeugte Dokumente handelt oder um externe, die direkt aus dem Programm heraus eingescannt werden. Durch die zentrale Archivierung hat jeder Mitarbeiter (in Abhängigkeit von seinen Berechtigungen) mit wenigen Mausklicks Zugriff auf alle relevanten Informationen – ohne langes Suchen in Ordnern oder Ablagen des Kollegen.
Folgende Dokumenttypen bzw. Dateiformate werden u.a. unterstützt:
- DOC / DOCX (Word-Dokumente)
- XLS / XLSX (Excel Arbeitsmappen)
- JPEG (Bilder)
- HTML (Webseiten)
- Outlook/Exchange E-Mail Dateien
Zusätzlich steht eine Volltextsuche zur Verfügung, die das Finden der benötigten Unterlagen in der umfangreichen Informationssammlung eines Klienten erleichtert.
Ambulante Dienste / Fachleistungen
Bei der ambulanten bzw. mobilen Betreuung Ihrer Klienten unterstützt Sie VIA-S von der Bewilligung bis zur Planung, Überwachung und Abrechnung der Fachleistungsstunden und Betreuungseinheiten.
Gruppen- und Einzelkontakte, direkte und indirekte Fachleistungsstunden können bezogen auf Klienten und Mitarbeiter ausgewertet und überwacht werden.
Wesentliche Funktionen
- Grundlage für Dokumentation (Spezifikation des Termins, Außenkontakte, Bemerkungen und Notizen, Verknüpfung mit dem IHP)
- Grundlage für Abrechnung (Berücksichtigung von Terminverschiebungen)
- Planung von Fachleistungen, Gruppenveranstaltungen, Fahrtzeiten und –wegen
- zentrale Stundenplanung oder durch Mitarbeiter
- zweite Eingabemaske im Personenzentralbild
- Hinterlegung der Qualifikationen und Zeitbudgets im Mitarbeiterstamm
- klienten- oder mitarbeiterbezogene Planung
- Soll/Ist Vergleich der Zeitbudgets der Mitarbeiter und Klienten nach erbrachten Fachleistungen
- Übersicht über Termine, Stammdaten und Monatsabschlüsse
- Vergleich der abrechenbaren Leistungen und indirekten Leistungen
- Druck von Leistungsnachweisen, Touren- und Terminplänen
- Auswertung der erbrachten Leistungsarten, Differenzierung nach den Spezifikationen/Außenkontakten
- Umfangreiche Auswertungen (mit grafischer Darstellung und Excel-Export)
- Berechtigungssteuerung
Die gewonnenen Daten ermöglichen Ihnen den permanenten Abgleich des Personalbedarfs mit den Personalressourcen. Zudem erhalten Sie mehr Transparenz bezüglich der Art der erbrachten Leistungen und den Zeitaufwendungen der Mitarbeiter.
VIA-S mobile
Mit der mobilen Lösung von VIA-S erfassen Sie Daten, wo sie entstehen.
In vielen Einrichtungen (insbesondere der ambulanten Pflege) erleichtert eine mobile Lösung zur Datenerfassung die tägliche Arbeit. Die Leistungserfassung und Dokumentation kann überall und zeitnah erfolgen. Nichts wird vergessen und die zeitaufwendige Nacherfassung von Handaufzeichnungen an stationären PC gehört der Vergangenheit an.
VIA-S mobile ermöglicht eine ortsungebundene Leistungserfassung, Dokumentation sowie einen Leistungsnachweis für:
- stationäre Einrichtungen (SGB IX, SGB XI)
- ambulant betreutes Wohnen (SGB IX)
Datenerfassung immer und überall
Die Datenerfassung erfolgt „offline“, d. h. der Mitarbeiter ist nicht auf eine permanente Internetanbindung angewiesen. Alle Informationen zum Klienten sind jederzeit griffbereit. So ist sichergestellt, dass auch in Gebieten ohne Netzabdeckung die Daten mobil erfasst werden können.
Nach Rückkehr in die Einrichtung werden die aufgenommenen Daten über den VIA-S Kommunikationsserver mit dem zentralen Datenbestand synchronisiert und stehen auch der Verwaltung z. B. für die Abrechnung zur Verfügung.
Datenerfassung einfach und schnell
Die VIA-S Bedienoberfläche führt durch den Leistungserfassungs- und Dokumentationsprozess und gewährleistet eine systematische, lückenlose Dateneingabe. Im Zuge der Dokumentation können auch klientenbezogene Mitteilungen an Kollegen und Vorgesetzte generiert werden, die sofort nach der Synchronisation ihre Empfänger erreichen. Das Ergebnis ist eine vollständige und zeitnahe Dokumentation.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis und verbesserte Qualität der Dokumentation
- Offline-Datenerfassung (ohne Internetanbindung)
- automatische Datensynchronisation
- verkürzte Eingabezeiten am PC
- papierlose Dokumentation
- effizienteres Arbeiten dank Zeitersparnis in der Administration
- schnelle, einfache und intuitive Bedienung
- kurze Einarbeitungszeit
Vorteile der Integration der VIA-S Klientenverwaltung / Leistungsabrechnung
Die VIA-S Klientenverwaltung deckt einen großen Teil Ihrer Verwaltung ab. Bei Einsatz weiterer VIA-S Sachgebiete profitieren Sie zusätzlich von der Integration.
Integration im Systemmanager
- Zentrale Zugriffssteuerung
- Anzeige von Terminen im Info Center (z.B. Ablauf Kostenzusage, Arzttermine usw.)
- Der Workflow Manager verknüpft einzelne Arbeitsschritte mit der Klientenverwaltung.
Integration innerhalb der Klientenverwaltung / Leistungsabrechnung
- Abwesenheiten aus der Klientenverwaltung stehen in der Leistungsabrechnung zur Verfügung.
- Eingaben aus der Essensverwaltung werden bei der Leistungsabrechnung berücksichtigt.
Integration in der Dokumentation
- Abrechnung der Gebühren aus der Kurs- und Angebotsverwaltung der VIA-S Dokumentation.
- Abrechnung der Rechnungsbeträge aus der Tourenverwaltung der VIA-S Dokumentation.
- Nutzung der Fehlzeiten in der VIA-S Dokumentation.
- Heranziehen aller Daten der VIA-S Dokumentation im Listengenerator der Klientenverwaltung.
Integration in der WfbM Lohnabrechnung
- Alle Lohnabrechnungsdaten stehen auch in der Klientenverwaltung zur Verfügung.
- Für die Leistungsabrechnung werden verschiedene Eingaben aus der WfbM-Lohnabrechnung herangezogen:
- Eingaben aus der Essensverwaltung (Personenzentralbild/Gruppenbuch)
- im Lohn abgerechnete Fahrtkosten
- Heimkosten-/Kostenbeteiligung für Wohnheimunterbringung zur Abrechnung gegenüber Leistungsträger
- Fiktive SV-Beiträge zur Refinanzierung in der Leistungsabrechnung
- Auszahlungsbetrag für das Eigengeld in der Klientenverwaltung
- maschineller Abgleich ermittelter Beträge im Lohn zur Leistungsabrechnung
Integration in das Rechnungswesen
- Übergabe sämtlicher Aufwands-/Erlös-/Sachkonten-/Debitoren-Buchungen an die VIA-S Finanzbuchhaltung
- Übergabe der Kostenstellenbuchungen an die VIA-S Kostenrechnung
- Mahnwesen innerhalb der Klientenverwaltung (Selektion nach Einrichtungstypen: Wohnheim A, Wohnheim B, Werkstatt A, Werkstatt B usw.)
Integration in die Materialwirtschaft und Fertigungsorganisation
- Interne Anforderungen werden aus der Klientenverwaltung an die Materialwirtschaft gesendet
- Prüfung der Vorräte
- Generierung von Bestellvorschlägen
- ggf. Abrechnung der Kosten über Eigengeldverwaltung
- Einsicht der Fertigungsaufträge im Gruppenbuch der Klientenverwaltung.
Integration im Auswertungsgenerator
- Sämtliche Daten stehen für unternehmensweite Auswertungen zur Verfügung.
Integration im Archiv und im Dokumentenmanagement
- Revisionssichere Archivierung wichtiger Dokumente z. B. Klientenverträge, Leistungsträgerrechnungen usw.
- Ablage sämtlicher Dateien im Dokumentenmanagementsystem mit vordefinierter Zugriffsberechtigung
Nahezu jedes VIA-S Sachgebiet kann einzeln eingesetzt werden, so dass Sie Stück für Stück darauf aufbauen können. Mit dem Einsatz aller Sachgebiete schöpfen Sie das volle Potenzial der umfangreichen VIA-S Klientenverwaltung aus.