Klientenverwaltung / Leistungsabrechnung

Die Klientenverwaltung von VIA-S bildet die Organisationsstruktur Ihrer Einrichtung ab. Sie dient zur Abrechnung von Leistungen der Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung, der Pflegeversicherung, Behandlungspflege, Kinder- und Jugendhilfe sowie anderer Leistungen hilfeerbringender Einrichtungen.

Im Leistungsprofil werden alle mit den Kostenträgern und Klienten vereinbarten Leistungen mit ihren Besonderheiten hinterlegt, ganz gleich ob nach SGB V, SGB VIII, SGB IX, SGB XI, SGB XII oder sonstige Leistungen erbracht werden.

Das Personenzentralbild - Das Herz von VIA-S

Das Personenzentralbild ermöglicht die Verwaltung umfangreicher Informationen zum Klienten für die Lohn- und Leistungsabrechnung sowie die integrierbare Dokumentation.

Die Benutzeroberfläche gewährleistet durch einfache Bedienung ein schnelles und effizientes Arbeiten. Ein integrierter Aufnahme- und Verlegungsassistent stellt sicher, dass alle abrechnungsrelevanten Daten erfasst werden.

Jeder angelegte Klient und Kostenträger wird automatisch im VIA-S Rechnungswesen als Unterdebitor übernommen.

Gruppenbuch

Mit dem VIA-S Gruppenbuch überwachen Sie alle Tagesdaten einer Gruppe, eines Einrichtungsteils oder der ganzen Einrichtung. Der Gruppenleiter hat jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über geplante Maßnahmen oder kann sich eine Monats- oder Wochenübersicht anzeigen lassen.

Angaben können direkt über das Gruppenbuch maschinell (z.B. durch ein Zeiterfassungssystem) oder manuell gepflegt werden.

Wesentliche Funktionen

• Fehlzeiten
• Essensteilnahmen
• Arbeitszeiten / Zeiterfassung (WfbM)
• Erstellung und Übersicht der Termine
• Urlaubsdaten
• Erstellung und Übersicht von Mitteilungen
• Verläufe
• Förderung (Behindertenhilfe)
• Pflege (Altenhilfe)
• Dokumentation
• Anfälle
• Interne Anforderungen (Verknüpfung zur Auftragsbearbeitung)
• Gesamtübersicht und Details

Die Fertigungsorganisation einer WfbM wird durch den Einsatz des Gruppenbuchs vereinfacht. Durch die Beachtung von Fehlzeiten der Klienten und der damit verbundenen Reduktion von Kapazitäten können Produktionsengpässe genauer analysiert und durch Umplanung am Fertigungsleitstand reduziert werden. Zudem können die durch Zuordnung von Klienten zu Fertigungsaufträgen wertvolle Informationen zur Nachkalkulation der einzelnen Produkte gewonnen werden.

Durch die Integration im Personenzentralbild stehen alle Informationen zu Ihren Klienten als schnell aufrufbare Visitenkarte zur Verfügung.

Dashboard

Das VIA-S Dashboard erzeugt individuelle und unkomplizierte Ansichten bestimmter Bereiche Ihrer Einrichtung.

Mit wenigen Mausklicks können Sie sich aus einer Auswahl von Listen, Statistiken und Auswertungen eine Dashboard-Übersicht erstellen und als Profil ablegen.

Grafische Aufbereitung von:

• Belegungskennzahlen
• Klientenkennzahlen
• Umsatzkennzahlen
• aktuellen Geburtstagslisten
• individuelle Auswertungen

Sogar externe Webseiten können als Instrument im Cockpit angezeigt werden.

Schnelle Übersichten und ausführliche Details mit wenigen Arbeitsschritten

Ähnlich wie in Excel können Sie zwischen unterschiedlichen grafischen Darstellungen wählen, um das Zahlenmaterial zu visualisieren.

Durch die Selektion von einzelnen Einrichtungen oder Einrichtungsteilen haben Sie die Möglichkeit, sich Auswertungen in verschiedensten Verdichtungsstufen anzuschauen.

Dieser friktionslose „Blick“ in Ihre Daten ist ein wesentliches Momentum einer integrierten Lösung.

Wesentliche Funktionen

• Visualisierung von Listen und Auswertungen
• Nutzerspezifische Profile und Ansichten
• Darstellung von Standard- und selbst generierten Auswertungen
• Flexible grafische Darstellung bei Standardauswertungen
• Aktualisierung der Werte im 30-Sekunden-Takt
• Anzeige von Webseiten oder .net Objekten

Wenn Sie den VIA-S Auswertungsgenerator im Einsatz haben, können Sie dort erzeugte komplexe Abfragen ebenfalls im Dashboard anzeigen lassen.

Elektronische Klientenmappe

Die elektronische Akte fasst alle Dokumente zu einem Klienten komfortabel in einem revisionssicheren Archiv zusammen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um durch VIA-S erzeugte Dokumente handelt oder um externe, die direkt aus dem Programm heraus eingescannt werden. Durch die zentrale Archivierung hat jeder Mitarbeiter (in Abhängigkeit von seinen Berechtigungen) mit wenigen Mausklicks Zugriff auf alle relevanten Informationen – ohne langes Suchen in Ordnern oder Ablagen des Kollegen.

Folgende Dokumenttypen bzw. Dateiformate werden u.a. unterstützt:

• PDF
• DOC / DOCX (Word-Dokumente)
• XLS / XLSX (Excel Arbeitsmappen)
• JPEG (Bilder)
• HTML (Webseiten)
• Outlook/Exchange E-Mail Dateien

Zusätzlich steht eine Volltextsuche zur Verfügung, die das Finden der benötigten Unterlagen in der umfangreichen Informationssammlung eines Klienten erleichtert.

Ambulante Dienste / Fachleistungen

Bei der ambulanten bzw. mobilen Betreuung Ihrer Klienten unterstützt Sie VIA-S von der Bewilligung bis zur Planung, Überwachung und Abrechnung der Fachleistungsstunden und Betreuungseinheiten.

Gruppen- und Einzelkontakte, direkte und indirekte Fachleistungsstunden können bezogen auf Klienten und Mitarbeiter ausgewertet und überwacht werden.

Wesentliche Funktionen

• Grundlage für Dokumentation (Spezifikation des Termins, Außenkontakte, Bemerkungen und Notizen, Verknüpfung mit dem IHP)
• Grundlage für Abrechnung (Berücksichtigung von Terminverschiebungen)
• Planung von Fachleistungen, Gruppenveranstaltungen, Fahrtzeiten und –wegen
• zentrale Stundenplanung oder durch Mitarbeiter
• zweite Eingabemaske im Personenzentralbild
• Hinterlegung der Qualifikationen und Zeitbudgets im Mitarbeiterstamm
• klienten- oder mitarbeiterbezogene Planung
• Soll/Ist Vergleich der Zeitbudgets der Mitarbeiter und Klienten nach erbrachten Fachleistungen
• Übersicht über Termine, Stammdaten und Monatsabschlüsse
• Vergleich der abrechenbaren Leistungen und indirekten Leistungen
• Druck von Leistungsnachweisen, Touren- und Terminplänen
• Auswertung der erbrachten Leistungsarten, Differenzierung nach den Spezifikationen/Außenkontakten
• Umfangreiche Auswertungen (mit grafischer Darstellung und Excel-Export)
• Berechtigungssteuerung

Die gewonnenen Daten ermöglichen Ihnen den permanenten Abgleich des Personalbedarfs mit den Personalressourcen. Zudem erhalten Sie mehr Transparenz bezüglich der Art der erbrachten Leistungen und den Zeitaufwendungen der Mitarbeiter.

VIA-S mobile

Mit der mobilen Lösung von VIA-S erfassen Sie Daten, wo sie entstehen.

In vielen Einrichtungen (insbesondere der ambulanten Pflege) erleichtert eine mobile Lösung zur Datenerfassung die tägliche Arbeit. Die Leistungserfassung und Dokumentation kann überall und zeitnah erfolgen. Nichts wird vergessen und die zeitaufwendige Nacherfassung von Handaufzeichnungen an stationären PC gehört der Vergangenheit an.

VIA-S mobile ermöglicht eine ortsungebundene Leistungserfassung, Dokumentation sowie einen Leistungsnachweis für:

• stationäre Einrichtungen (SGB IX, SGB XI)
• ambulant betreutes Wohnen (SGB IX)

Datenerfassung immer und überall

Die Datenerfassung erfolgt „offline“, d. h. der Mitarbeiter ist nicht auf eine permanente Internetanbindung angewiesen. Alle Informationen zum Klienten sind jederzeit griffbereit. So ist sichergestellt, dass auch in Gebieten ohne Netzabdeckung die Daten mobil erfasst werden können.

Nach Rückkehr in die Einrichtung werden die aufgenommenen Daten über den VIA-S Kommunikationsserver mit dem zentralen Datenbestand synchronisiert und stehen auch der Verwaltung z. B. für die Abrechnung zur Verfügung.

Datenerfassung einfach und schnell

Die VIA-S Bedienoberfläche führt durch den Leistungserfassungs- und Dokumentationsprozess und gewährleistet eine systematische, lückenlose Dateneingabe. Im Zuge der Dokumentation können auch klientenbezogene Mitteilungen an Kollegen und Vorgesetzte generiert werden, die sofort nach der Synchronisation ihre Empfänger erreichen. Das Ergebnis ist eine vollständige und zeitnahe Dokumentation.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis und verbesserte Qualität der Dokumentation
• Offline-Datenerfassung (ohne Internetanbindung)
• automatische Datensynchronisation
• verkürzte Eingabezeiten am PC
• papierlose Dokumentation
• effizienteres Arbeiten dank Zeitersparnis in der Administration
• schnelle, einfache und intuitive Bedienung
• kurze Einarbeitungszeit

Für umfangreichere Informationen fordern Sie unverbindlich unsere Broschüren an.